Integritetspolicy

1. Inledning – vad är personuppgifter?
Matthews Swedot AB är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som du tillhandahåller oss eller som inhämtas av oss från annan källa. Matthews Swedot AB bearbetar dina personuppgifter för att tillhandahålla produkter och tjänster åt dig, för att informera dig om nyheter och uppdateringar av våra produkter och tjänster, för att anpassa din upplevelse av vår webbplats samt för att förbättra våra produkter och tjänster.
Inom Matthews Swedot AB behandlas alltid personuppgifter med stor respekt för den personliga integriteten. Nedan finns en beskrivning av de riktlinjer som Matthews Swedot AB tillämpar, hur vi hanterar och lagrar informationen samt vilka rättigheter du har. Riktlinjerna inskränker aldrig de rättigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen eller annan rättsligt bindande bestämmelse.
När som helst har du rätt att få tillgång till, korrigera och radera dina personuppgifter och att invända mot bearbetning av dina personuppgifter. Du kan utöva dessa rättigheter genom att skicka ett e-postmeddelande till följande adress [email protected]
Se vår sekretesspolicy om du behöver mer information om dessa rättigheter matthewsmarking.se/företaget
2. Insamling av personuppgifter
Vi samlar in personuppgifter på följande sätt:
• Du själv lämnar dessa till oss, exempelvis för att bli kund men också i andra situationer. Till exempel, via hemsidan, på fysiska blanketter, i kontakt med kundservice eller försäljning, via e-post, brev, kontaktformulär och via inloggade tjänster. Även i en rekryteringsprocess eller om du söker praktikplats.
• Information skapas utifrån dina köp och hur du använder våra produkter och tjänster eller när du anmäler ett ärende till oss.
• Vi kan också komma att inhämta uppgifter om dig från andra källor, så kallade tredje part. De uppgifter vi samlar in från tredje part kan vara;
– Uppgifter om kreditvärdighet från banker eller kreditvärderingsinstitut.
– Uppgifter från våra samarbetspartners.
2.1 Matthews Swedot webbplatser
Vanligtvis kan matthewsmarking.se besökas utan att personuppgifter samlas in. Vi samlar då endast in information som används för statistiska syften och besökaren förblir anonym. Exempel på sådan information är tidpunkt för besöket, hur lång tid besöket varar och vilka sidor som besöks.
Matthews Swedot AB använder också så kallade “cookies” (kakor) för att funktioner och tjänster på webbplatsen ska fungera på rätt sätt.
2.2 Kategorier av personuppgifter
De kategorier av personuppgifter som vi vanligtvis samlar in är:
• Kundinformation, det vill säga de uppgifter som behövs för att kunna bli kund hos oss. Exempel är namn, titel, adress, telefonnummer, e-postadress och org nr för enskild firma.
• Köpinformation, det vill säga köpta produkter och tjänster, kreditvärdering betalningshistorik, kundnummer.
• Medarbetare, potentiell medarbetare eller praktikant.
• Närstående, det vill säga namn och kontaktuppgifter till nästående till våra anställda eller praktikanter i nödsituationer.
• Serviceinformation, det vill säga korrespondens i specifika ärenden, uppgifter om köp samt eventuella klagomål eller reklamationer. Svar på kundundersökningar och återkoppling om våra varor och tjänster. I förekommande fall uppgifter lämnade i samband med tävlingar.
• Besöksinformation på inloggade tjänster, det vill säga köp- användargenererad data, lösenord, teknisk data rörande enhet som används, interaktionsdata (besökstid, svarstider, hur du når och lämnar tjänsten med mera).
Särskilda kategorier av personuppgifter (definierat i art 9 p 1 Dataskyddsförordningen) hanteras endast i undantagsfall. För behandling av personuppgifter i dessa fall behöver vi inhämta ditt samtycke. Det finns också tillfällen då vi enligt lag är skyldiga att samla in och behandla denna typ av känsliga personuppgifter.
2.3 Ändamål och laglig grund för behandling
Vi samlar bara in personuppgifter för ändamål som har stöd i gällande dataskyddsförordning. Det vanligaste är att uppgifterna samlas in för behandling med stöd av den rättsliga grunden fullgörande av avtal. Ändamålen är till exempel:
• ingå ett avtal med oss/bli kund
• få en offert på ett erbjudande
• köpa en produkt/tjänst
• hantering av kundserviceärenden.
Med vårt berättigade intresse som grund behandlar vi data för flera ändamål, till exempel:
• för marknadsföring och profilering, det vill säga för att kommunicera relevanta erbjudanden till våra kunder
• för försäljning av våra och våra partners erbjudanden
• för att skicka nyhetsbrev
• för att utveckla och förbättra våra produkter och tjänster
• för statistik och analyser.
Andra ändamål för vår behandling av personuppgifter kan ha sin legala grund i olika lagkrav, det vill säga där vi måste uppfylla en rättslig förpliktelse, exempel på sådana ändamål är behandling av personuppgifter enligt bokföringslagen för fakturering eller när vi förmedlar information om ändrade avtalsvillkor.
Du kan även lämna samtycke till behandling i vissa fall då inget av ovanstående gäller. Ett lämnat samtycke är en aktiv handling från dig och detta kan återkallas. Vi kommer då inte att behandla dina personuppgifter ytterligare för det ändamålet.
Vi behandlar inte personuppgifterna för ändamål som är oförenliga med det ursprungliga ändamålet. Mer information om för vilket ändamål personuppgifterna används kan även tillhandahållas när personuppgifterna lämnas, till exempel i anslutning till e-postformulär eller i avtalsvillkor.
3 Överlämnande av personuppgifter
Eftersom vi inom Matthews Marking har koncerngemensamma funktioner kan dina personuppgifter komma att lämnas ut till andra bolag inom koncernen. Sådana bolag kan även komma att behandla dina uppgifter i syfte att tillhandahålla erbjudanden och marknadsföring kring produkter och tjänster som kan intressera dig.
Under vissa omständigheter kan vi också komma att överlämna personuppgifter till personuppgiftsbiträden, samarbetspartners eller annan tredje part.
De aktörer som kan komma behandla insamlade personuppgifter är:
• Säljpartners/samarbetspartners
• Installatörer
• Tekniska serviceentreprenörer
• Print- och digitala kommunikationspartners
• Mediabyråer och reklambyråer
Personuppgifter lämnas regelmässigt inte till bolag i länder utanför EU eller EES. I vissa situationer kan dock uppgifterna komma att överföras till, och behandlas i, land utanför EU/EES av ett bolag inom Matthews Marking koncernen eller av annan leverantör eller underleverantör. Vid dessa fall görs alltid en särskild undersökning för att säkerställa att de rättsliga förutsättningarna är uppfyllda och att tekniska och organisatoriska åtgärder vidtagits för att säkerställa att personuppgifterna hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.
4 Inhämtade personuppgifter från annan part
För försäljning av produkter och tjänster inhämtar vi persondata från offentliga källor i syfte att hitta målgrupper för våra erbjudanden. Detta gör vi för att kunna ge erbjudanden som bäst passar mottagaren och för att i största möjliga mån undvika att skicka sådant som inte är relevant. Vi kan även komma att köpa personuppgifter från andra källor, främst för att hitta målgrupper för våra erbjudanden.
Från olika samarbetspartners får vi uppgifter om dig som du själv lämnat till samarbetspartnern och därtill godkänt överlämnandet till Matthews Swedot AB för att du är intresserad av att bli kund hos oss eller få en offert på något av våra erbjudanden.
5 Tillgång till personuppgifter
Endast de som behöver tillgång till personuppgifterna för att utföra överenskommen tjänst har behörighet att komma åt och hantera dessa. Vi har flera underleverantörer som hanterar personuppgifter i olika omfattning och de har samma krav på hanteringen som Matthews Swedot AB har internt.
6 Gallring
Vi sparar inte personuppgifter längre än nödvändigt. När du inte längre är kund hos oss behåller vi dina uppgifter i 60 månader. Ansöknings- och rekryteringsprocesser, under 36 månader.
Vissa uppgifter kan dock behöva sparas för längre tid för att uppfylla andra legala krav, till exempel bokföringslagen där vi behöver spara uppgifter i 7 år. Det finns också skäl att spara uppgifterna för längre tid om det pågår en utredning eller en tvist, även om kundförhållandet sedan tidigare har upphört, eller i fall då du köpt en produkt av oss där vi behöver spara uppgifterna för att kunna fullgöra vårt garantiåtagande.
7 Säkerhet
Vi vidtar särskilda fysiska, tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas så att uppgifterna inte förloras, förstörs, manipuleras eller blir tillgängliga för obehöriga. Åtgärderna syftar till att åstadkomma en säkerhetsnivå som är tillräckligt hög med hänsyn till de tekniska möjligheter som finns. Ändringar i personuppgifterna registreras kontinuerligt för att säkerställa spårbarhet i alla förändringar som sker i informationen.
Incidenter gällande personuppgifter rapporteras internt och av våra underleverantörer. Dessa hanteras i en intern process och anmäls i relevanta fall (om hög risk för den enskildas rättigheter och friheter föreligger) till Datainspektionen inom 72 timmar samt till den som förlorat sin information enligt de regler som dataskyddslagen föreskriver. Dataintrång anmäls dessutom till polisen.
8 Dina rättigheter
8.1 Rätt till tillgång
Var och en har rätt att få information om i vilken utsträckning uppgifter om den egna personen behandlas av Matthews Swedot AB. Om sådana personuppgifter finns hos Matthews Swedot AB får berörd person efter begäran information om vilka kategorier av personuppgifter som behandlas, varifrån dessa har inhämtats, för vilket eller vilka ändamål behandlingen sker, vilken laglig grund som föreligger och till vem eller vilka uppgifterna lämnas ut. Den som begär information ska kunna legitimera sig.
8.2 Rätt till rättelse
Var och en har rätt att begära rättelse av sin egen kundinformation om den är felaktig eller behandlad i strid med gällande rätt.
8.3 Rätt till radering
Matthews Swedot AB raderar personuppgifter då laglig grund saknas för att behålla uppgifterna. Våra kunder har rätt att omgående få sina personuppgifter raderade om något av följande gäller:
• behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke och du återkallar detta
• uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de behandlats för
• behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas för det ändamålet
• informationen har inte behandlats enligt förordningen
• du motsätter dig behandling som sker efter en intresseavvägning och de berättigade skälen inte väger tyngre än ditt intresse
• radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.
8.4 Rätt att motsätta sig automatiserat beslutsfattande
Matthews Swedot AB tillämpar inte automatiserat beslutsfattande inom något område för den registrerade.
8.5 Rätt till begränsning av behandling
Du har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Detta gäller bland annat om du anser att personuppgifterna är felaktiga och du har begärt rättelse. Under tiden som utredning pågår kan du begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas.
8.6 Rätt till invändning
Om Matthews Swedot AB hanterar dina personuppgifter med intresseavvägning som grund har du rätt att göra invändningar mot behandlingen. För att göra detta måste du specificera vilken behandling du invänder mot. Om vi skall kunna fortsätta med sådan behandling, måste vi visa att det finns tvingande berättigade skäl till att personuppgifterna behandlas som väger tyngre än dina intressen.
8.6.1 Marknadsföring, nyhetsbrev och profilering
När personuppgifter kan komma att behandlas för direktmarknadsföring eller nyhetsbrev anges det i samband med att personuppgifterna samlas in. Du kan när som helst anmäla att du inte vill ta emot marknadsföring från oss, genom att vända dig till vår kundservice. Du kan även begränsa i vilken kanal du vill ha vår marknadsföring (e-post, sms, brev). I alla våra e-postmeddelanden finns en länk där du kan avsäga dig marknadsföring i den kanalen.
Personuppgifter kan även komma att behandlas för kundrelationshantering, exempelvis att genom urval och segmentering kommunicera målgruppsanpassade, relevanta och mer personliga erbjudanden eller för att kunna erbjuda bättre och riktad service. Som en del av detta kan profilering förekomma, baserat på de personuppgifter som vi fått i samband med att kunden tecknat avtal med oss, direkt eller indirekt, samt de uppgifter som vi inhämtar från offentliga register. Profileringen görs för att på ett bättre sätt kunna lämna erbjudanden och information som anpassats efter dina preferenser, köpbeteende, behov och livsstil. Du kan när som helst meddela oss att du inte vill ta del av denna typ av erbjudanden.

8.7 Länkning
Uppgifterna på denna sida gäller för Matthews Swedot AB https://matthewsmarking.se/
I de fall denna webbsida innehåller länkar till andra hemsidor inom eller utom Matthews Marking koncernen gäller uppgifterna generellt inte för sådana webbsidor. Matthews Swedot AB svarar inte heller i övrigt för innehållet på sådana webbsidor.
8.8 Ändringar av personuppgiftspolicyn
Om det sker förändringar i Matthews Swedot ABs policy för hantering av personuppgifter kommer det att meddelas på denna sida. Policyn kan till exempel komma att ändras om lagstiftningen eller tillämpningen ändras. Har personuppgiftsbehandlingen reglerats i avtal med kund gäller dock avtalsbestämmelserna tills de ändrats, om det inte sker i strid med dina rättigheter enligt ovan, är oförenligt med lag eller annan rättsligt bindande bestämmelse.
Matthews Swedot AB har rätt att när som helst ändra Integritetspolicyn. Om du inte godtar ändringarna har du rätt att säga upp avtalet med Matthews Swedot AB innan den ändrade Integritetspolicyn träder ikraft. Du säger upp avtalet genom att kontakta Matthews Swedot AB via e-post [email protected]
8.9 Kontakter
Personuppgiftsansvarig är Matthews Swedot AB, organisationsnummer 556379-3081.
Frågor rörande Matthews Swedot AB:s personuppgiftsbehandling kan ställas via e-post [email protected] .
Kontakt med tillsynsmyndighet sker via www.datainspektionen.se eller efter namnbyte till www.integritetsskyddsmyndigheten.se.